Trong quá trình sản xuất kinh doanh, hay hoạt động của các cơ sở, cơ quan, tổ chức, khối lượng dữ liệu được sản sinh ra là rất lớn. Việc lưu trữ dưới dạng các file có quá nhiều nhược điểm khi tra cứu và khai thác thông tin phục vụ nhu cầu hàng ngày của các cơ quan tổ chức. Bởi vậy việc phân tích, tổ chức và thiết kế khối dữ liệu đó vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu với đầy đủ các tính năng lưu trữ, truy vấn dễ dàng, nhanh chóng, kết quả chính xác, bảo mật cao là rất cần thiết.
Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu là các thao tác để tìm ra một mô hình cơ sở dữ liệu phù hợp nhất với nhu cầu và mục đích sử dụng dữ liệu trong các tình huống nhất định. Thông thường khi thiết kế một cơ sở dữ liệu mới, chúng ta cần trải qua các bước sau:
+ Bước 1: Xác định mục đích của CSDL;
+ Bước 2: Tập hợp dữ liệu, tổ chức các bảng và chỉ định các khóa chính;
+ Bước 3: Tạo mối quan hệ giữa các bảng;
+ Bước 4: Tinh chỉnh và chuẩn hóa thiết kế.
Để CSDL đảm bảo tính toàn vẹn và ràng buộc rõ ràng, không gây lỗi trong quá trình truy vấn, khai thác thông tin, chúng ta cần xác định rõ thiết kế CSDL nhằm mục đích gì? Phục vụ các nhu cầu nào ? … từ đó đưa ra các giải pháp thu thập các dữ liệu cần thiết để nhóm chúng vào các thực thể và các trường dữ liệu được ràng buộc với nhau và thiết lập mới quan hệ giữa chúng sau đó tạo các Primary key và Foreign key tương ứng.